Im ersten Teil unseres Artikels zum Thema Cloud-Computing haben wir bereits die verschiedenen Arten von Clouds und deren technische Realisierung gesprochen. Im heutigen Beitrag soll es um die Vor- und Nachteile und rechtliche Fragen, die bei der Nutzung solcher Dienste auftreten, gehen.

Rechtliches

Wie in unserem Artikel zum Thema Datensicherheit und Datenschutz näher erklärt, ist in rechtlicher Hinsicht zu beachten, dass ein vollständiger und den gesetzlichen Richtlinien entsprechender Datenschutz nur durch eine technisch vollständig erfüllte Datensicherheit erreicht werden kann.

Da in Deutschland (beziehungsweise allgemeiner in der Europäischen Union) ein weitaus strikterer Datenschutz gilt als es in den USA der Fall ist, ist der Datenschutz für Cloud-Dienstleister und deren Nutzer ein heikles und teils unübersichtliches Thema. Denn gut 90 % aller Cloud-Rechenzentren stehen in den Vereinigten Staaten.

Damit unterstehen die Dienstleister (wie zum Beispiel Google, Apple oder Amazon) dem amerikanischen Recht und damit dem sogenannten Patriot Act. Dieser besagt, dass die Firmen auch personenbezogene Daten an staatliche Behörden (beispielsweise die NSA) weitergeben müssen. Ein Datenschutz nach deutschem beziehungsweise europäischen Recht ist damit nicht gewährleistet und kann unter Umständen zu Bußgeldern für die Kunden von Cloud-Anbietern führen, wenn personenbezogene Daten der Nutzer über den Clouddienstleister an amerikanische Behörden weitergegeben werden.

Ebenfalls zu beachten ist das Urheberrecht beim Speichern von urheberrechtlich geschützten Medien in einer Cloud. Prinzipiell stellt dieses Speichern eine Vervielfältigung dar und ist damit rechtswidrig, solange die Erlaubnis des Urhebers nicht eingeholt wurde und die Daten nicht für rein private Nutzen gespeichert werden.

Um den genannten rechtlichen Problemen entgegenzutreten hat sich im Jahr 2010 die Institution cloud services made in Germany gegründet, die ihre Dienste in Einklang mit geltendem deutschen Recht anbieten. Diese umfassen nicht nur CRM-Systeme, sondern auch Lösungen für Zeiterfassung, Terminverwaltung oder Personaleinsatzplanung. Die Server dieser Anbieter stehen in Deutschland und es wird die DSGVO und das deutsche Datenschutzgesetz angewandt.

Vor- und Nachteile

Zu den großen Vorteilen des Cloud-Computings gehört sicherlich, dass sich die benötigte Hardware stark in Grenzen hält, da letztlich nur ein Endgerät von Nöten ist und nicht die gesamte Serverstruktur. Außerdem kann in den meisten Fällen von fast überall her über das Internet auf die Daten oder die Anwendungen in der Cloud zugegriffen werden – das zu jeder Tages- und Nachtzeit.

Einhergehend mit der Online-Speicherung geht auch die Sicherheit vor Datenverlust. Werden die Daten lokal gespeichert, besteht immer die Gefahr, dass die Daten bei einer Beschädigung des Speichermediums verloren gehen. Um dieses Manko auszugleichen müssten Konzepte zur Datensicherung und für Backups angewandt werden, welche bei einer Cloud-Lösung meistens vom Dienstleister mit angeboten werden. Man muss ich also auch um solche alltäglichen Probleme nicht kümmern.

Weiterhin sind bei den meisten Cloud-Lösungen keinerlei Softwareinstallationen auf dem lokalen Rechner nötig. Damit entfallen natürlich auch Wartungsarbeiten, Updates und dergleichen. Diese Dinge werden ebenfalls vom Dienstleister übernommen.

Ob sich eine Cloud für ein Unternehmen rentiert, ist ein Rechenspiel. Man muss die Kosten für den Dienstleister gegenüber dem Kauf (oder der Mietung) der Hardware abwägen und weiterhin beachten, dass auch Wartung und Instandhaltung nicht nur mit Arbeitskraft, sondern auch mit Arbeitszeit und damit Geld verbunden ist. Außerdem kann man sich bei einer Cloud-Lösung zumindest für diesen Bereich Personal einsparen.

Neben den großen Vorteilen gibt es aber auch eine Reihe an klaren Nachteilen, die nicht zu unterschätzen sind. So ist ganz grundlegend: Kein Internet, keine Arbeit. Sollte also die Internetverbindung unterbrochen sein, kann auch kein Zugriff auf die Cloud und damit auf die Dateien und die Anwendungen erfolgen. Seitens der Dienstanbieter wird in den allermeisten Fällen technisch für einen Stromausfall oder dergleichen vorgesorgt, doch hat der Kunde kein Internet, liegt die Arbeit unter Umständen brach.

Ein weiterer Nachteil in Bezug auf das Internet ist, dass der Kunde auch eine erhebliche Bandbreite benötigt, um die Daten und Anwendungen vernünftig nutzen zu können. Da selbst einfache Arbeiten wie das Erstellen einer PowerPoint-Präsentation über das Internet abgewickelt werden, wird der Kunde in hohem Maße vom Internetdienstleister abhängig.

Wie bereits erwähnt stehen die meisten Server von Cloudanbietern wie Amazon oder Google in den USA. Durch den sogenannten Patriot Act sind diese amerikanischen Firmen dazu verpflichtet, Daten ihrer Kunden an die US-Regierung weiterzugeben, selbst wenn diese auf Servern gespeichert sind, die gar nicht auf amerikanischem Territorium stehen. Das bedeutet, dass alle Daten, auf Hardware von amerikanischen Firmen gespeichert werden, an die amerikanische. Regierung weitergeleitet werden dürfen (nach amerikanischem Recht), selbst wenn der fragliche Server in Frankfurt oder München steht. Der Serverstandort ist also kein Garant dafür, dass das geltende Recht des Standortlandes auch angewandt wird. Inwieweit dies für Industriespionage ausgenutzt wird, bleibt den Kunden verborgen und gerade Firmenkunden sind gut beraten, sich dieser Tatsache bewusst zu sein.

Durch die dauerhafte Anbindung an externe Hardware über das Internet erhöht sich zwangsläufig auch die Gefahr durch Hackerangriffe und andere Angriffe über das Internet. Dieses Risiko erhöht sich in manchen Belangen unnötigerweise, da einige Anwendungen, die bei einer Cloud-Lösung über das Internet laufen, prinzipiell auch ohne diese Schnittstelle möglich wären.

Unterschiede zum Arbeiten offline – wann rentiert sich eine Cloud?

Gerade für kleine Unternehmen stellt sich an einem gewissen Punkt der Firmenentwicklung die Frage, ob sie auf eine Cloud-Lösung setzen oder doch eher „offline“ arbeiten wollen. Gerade wenn eine Firma bereits mehrere Standorte hat werden die Vorteile einer Cloudlösung immer schwerwiegender, da so die einzelnen Mitarbeiter unterschiedlicher Büros sehr leicht miteinander zusammenarbeiten können.

Hat die Firma allerdings nur einen Firmensitz, stellt sich die Frage, ob ein eigenes, lokales Severnetzwerk eventuell eine bessere Lösung darstellt. Man muss dabei immer abwägen, was die jeweiligen Anforderungen an ein Firmennetzwerk sind und welche Lösung am sinnvollsten ist. Geht es ausschließlich um den Austausch von Daten, ist ein eigener Server ratsam, sollen aber auch Softwareanwendungen dezentral (also nicht auf dem lokalen Rechner der Nutzer) verwendet werden, kommt man kaum um eine Cloud herum.

Fazit

Ob eine Cloud-Lösung für eine Firma (oder Privatpersonen) sinnvoll ist, muss die jeweilige Institution natürlich selbst abwägen. Kosten und Nutzen, Sicherheitsfragen, Abhängigkeiten und die dezentrale Abwicklung von Abläufen und Geschäften müssen überdacht und eventuell sogar angepasst werden. Trotz gewisser Risiken und Gefahren birgt eine Cloud-Lösung aber vor allem für kleine und mittelständische einige Vorteile, die mitunter wirtschaftlich entscheidend sein können.

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Über den Begriff Cloud stolpert man immer häufiger, vor allem, da mittlerweile so ziemlich jede Internetfirma eine eigene solche Plattform anbietet. Angefangen bei Google über Microsoft bis hin zu Amazon und Apple gibt es zig verschiedene Lösungen, mit denen man arbeiten kann. Aber was genau ist denn nun so eine Cloud? Welche Varianten gibt es? Wie funktionieren sie? Und ist es besser offline zu arbeiten oder doch lieber offline? Im ersten Teil dieser Artikelreihe klären wir zunächst, was eine Cloud ist, welche Typen es gibt, wie sie aufgebaut ist und welche Bedeutung sie in der heutigen Wirtschaftswelt hat.

Was ist eine Cloud?

Eine Cloud ist eine IT-Infrastruktur, die meist über das Internet angeboten wird und in der Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungen als Dienstleistung angeboten werden. Dies bedeutet aus technischer Sicht in erster Linie, dass die Arbeitsprozesse nicht an einem lokalen Rechner beim Anwender vor Ort ablaufen, sondern auf der Hardware des Anbieters. Somit entfallen für den Benutzer die Softwareinstallation und das verwendete Endgerät benötigt unter Umständen bei weitem weniger Rechenleistung und ist damit kostengünstiger.

Viele Anbieter (wie beispielsweise Google mit Google Drive) bieten für Privatnutzer in erster Linie Cloudspeicher an. Hiermit können persönliche Dateien wie Bilder, Dokumente oder Sounddateien in der Cloud gespeichert werden. Das Prinzip des Cloud-Computings geht allerdings weit über diese reine Speicherplatzauslagerung hinaus.

Google bietet beispielsweise die Möglichkeit an, die Dateien direkt im Browser (und damit ohne einen vorherigen Download) zu bearbeiten. Diese Webanwendungen bieten häufig ähnlich umfangreiche Möglichkeiten wie ihre auf dem Rechner installierten Pendants.

Im großen Maße dienen Clouds allerdings der Zusammenarbeit sehr vieler Menschen (zum Beispiel in einem Unternehmen), ohne dass jeder einzelne die Software auf seinem Rechner installiert haben muss.

Welche Arten von Clouds gibt es und was unterscheidet sie?

Nach der Definition des amerikanischen National Institute of Standards and Technology (NIST) gibt es drei verschiedene Servicemodelle und vier Liefermodelle.

Servicemodelle

• Software as a Service (SaaS): Zugang zu Software-Sammlungen und Anwendungs-programmen. Der Dienstleister bietet die Software an, die dann auf seiner Infrastruktur ausgeführt wird. Diese Variante ist auch unter dem Namen Software on Demand
• Platform as a Service (PaaS): Der Dienstleister bietet den Zugang zu einer Programmierungs- oder Laufzeitumgebung an, in der die Anwender eigene Software entwickeln und auf der Hardware des Anbieters ausführen können. Hierbei sind die bereitgestellten Rechen- bzw. Datenkapazitäten flexibel und dynamisch nach Bedarf anpassbar.
• Infrastructure as a Service (IaaS): Der Anbieter stellt eine virtualisierte Computerhardware zur Verfügung. Der Nutzer gestaltet sein eigenes System frei und ist selbst für die Installation, den Betrieb, die Wartung und das fehlerlose Funktionieren der eigenen Software verantwortlich.

Liefermodelle

• Public Cloud: Der Anbieter stellt eine abstrahierte IT-Infrastruktur für die breite Öffentlichkeit zur Verfügung. Die Kunden können diese Infrastruktur flexibel je nach Bedarf mieten und bezahlen nur die tatsächliche Nutzung.
• Private Clouds: Cloud-Umgebung, die ausschließlich für eine Organisation (beispielsweise einer Firma) betrieben wird. Das Hosten und Verwalten dieser Cloud kann von der Organisation intern (zum Beispiel durch ein eigenes Rechenzentrum) oder durch Dritte erfolgen.
• Hybrid Cloud: Eine Kombination aus Public Cloud und Private Cloud, die den Zugang zu einer abstrahierten IT-Infrastruktur je nach den Bedürfnissen der Nutzer anbietet.
• Community Cloud: Ebenfalls eine Variante mit abstrahierter IT-Infrastruktur, allerdings für einen kleineren Nutzerkreis, beispielsweise die Behörden einer Stadt oder Universitäten.

Die Unterschiede zwischen den einzelnen Varianten der Clouds liegen also in erster Linie in der Art der Bereitstellung und der Art und Weise, wie die Dienste in Anspruch genommen, bezahlt und verwaltet werden können.

Technische Realisierung – Wie ist eine Cloud aufgebaut?

Die bereits weiter oben beschriebenen drei Servicemodelle des Cloud-Computing stellen gleichzeitig eine grundlegende Möglichkeit dar, eine Cloud technisch zu organisieren. Man muss sich eine Cloud also als dreiteilige Pyramide vorstellen, in der höhere Ebenen auf den unteren aufbauen, aber nicht unbedingt vorhanden sein müssen.

So basiert jede Cloud selbstverständlich auf der Hardware-Infrastruktur (unterste Ebene). Ein Vorteil der Arbeit auf dieser Ebene ist, dass die Recheninstanzen je nach Anforderung mehr oder weniger beliebig skaliert oder um weitere Instanzen erweitert werden können. Dabei hat der Benutzer vollständigen Zugriff auf die verschiedenen Instanzen und ist ab der Ebene des Betriebssystems selbst dafür verantwortlich.

Die zweite Ebene der Cloud Pyramide besteht aus der Plattform. Der Unterschied zur Infrastruktur-Ebene liegt darin, dass der Nutzer keinen direkten Zugriff mehr auf die Recheninstanzen hat, sondern nur innerhalb des gesteckten Rahmens sämtliche Einheiten und Unterteilungen verwaltet. Daraus folgt, dass der Cloud-Dienstleister die tatsächlich arbeitenden Instanzen nach Belieben vergrößern oder erweitern kann. Für den Kunden ist diese Abstraktion der technischen Komponente von Vorteil, wenn die Benutzer der Cloud lediglich Daten verarbeiten und nicht die technische Basis an sich administrieren sollen.

Die oberste Ebene der Pyramide stellen die Anwendungen (also die Software) dar. Auf dieser Ebene muss sich der Nutzer weder um die technischen Komponenten noch um die Skalierbarkeit des Systems kümmern. In erster Linie dient diese Ebene der Anwendung von Software durch den jeweiligen Nutzer. Diese Form der Cloud ist die unter Privatanwendern am weitesten verbreitete. Bekannte Beispiele sind Google Drive, Microsoft OneDrive oder Apple iCloud.

Cloud-Computing in der Wirtschaft

Vor allem in der Wirtschaft ist das Cloud-Computing mittlerweile stark verankert. Sie bieten großen Unternehmen weitreichende Möglichkeiten sich zu vernetzen und ihre Arbeitsabläufe den heutigen Anforderungen anzupassen. In erster Linie spart man eine Menge Kosten ein, da lokal weitaus weniger Soft- und Hardware von Nöten sind, wenn man mit einer Cloud-Lösung arbeitet.

Ein weiterer Vorteil der abstrahierten Infrastruktur einer Cloud ist, dass man Leistungsspitzen durch das dynamische Hinzuschalten von Rechenleistung leichter ausgleichen kann als mit herkömmlichen Systemen, bei denen immer genug Kapazität vorhanden sein muss, selbst wenn diese gerade nicht benötigt wird. Dadurch, dass nicht durchgängig diese Infrastruktur bereitgehalten werden muss, kann ein Unternehmen enorme Kosten einsparen.

Problematisch bei Cloud-Anwendungen ist in erster Linie die Sicherheit der Daten bei der Übertragung über das Internet. Hier hat die Weiterentwicklung der Verschlüsselungstechnologie, Probleme behoben, allerdings bestehen nach wie vor Risiken. Weiterhin ist zu beachten, dass es in vielen Fällen keine eindeutige Lösung für den Fall gibt, dass der Cloud-Anbieter oder ein beteiligter Dienstleister insolvent gehen. Was passiert dann mit den Daten? Sind sie verloren oder können sie noch gesichert werden? Manche Dienstleister bieten für solch einen Fall bereits eine Datenrücksicherung an.

Ein anderer großer, wenn auch nicht technischer, Nachteil ist, dass sich ein Unternehmen mit der Nutzung einer Cloud von dessen Anbieter abhängig macht. Nicht nur die bereits erwähnte Frage, was bei einer Insolvenz eines Anbieters geschieht, sondern auch die Tatsache, dass die Softwarehersteller durch die Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen die Zugangsberechtigung zur Software jederzeit entziehen können. Dadurch sind die Kunden diesen Unternehmen schutzlos ausgeliefert. Solch ein Fall wurde beispielsweise 2018 publik, als Adobe kurzerhand die Lizenzen älterer Software aus ihrer Cloud als ungültig erklärte und mit rechtlichen Maßnahmen drohte, sollte man die Software weiterhin verwenden.

Im zweiten Teil dieses Artikels gehen wir näher auf rechtliche Fragen, die Vor- und Nachteile von Cloud-Computing ein und vergleichen diese moderne Arbeitsform mit der klassischen Arbeit „offline“.

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Keine moderne Firma und die wenigsten heutigen Haushalte kommen noch ohne einen Drucker oder ein Multifuktionsgerät mit Kopierer und Scanner aus. Da mit den Jahren die Preise für privat nutzbare Drucker immer weiter gefallen sind, kann sich jeder einen Drucker für daheim leisten und seine Dokumente oder die Bilder vom letzten Urlaub selbst ausdrucken.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden meist Tintenstrahldrucker und Laserdrucker verwendet. Sie sind gleichzeitig die im privaten Bereich am meisten verbreiteten Druckertypen. Im Folgenden erklären wir die Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie die Funktionsweise dieser beiden Druckervarianten.

Der Tintenstrahldrucker – ein Klassiker und günstig zu haben

Mittlerweile gibt ein breites Angebot an Tintenstrahldruckern, die weit unter 100 Euro kosten. Grundsätzlich sind hier noch einmal die CIJ-Drucker (Continuous Ink Jet = Tintenstrahldrucker) und die DOD-Drucker (Drop on Demand, Tintendrucker) zu unterscheiden.

Continuous Ink Jet (Tintenstrahldrucker)

Bei dieser Bauweise wird ein durchgängiger Tintenstrahl aus der Drüse des Druckkopfes abgesondert. Durch einen piezoelektrischen Wandler wird der Strahl so beeinflusst, dass er gleichmäßig in Tropfen zerfällt. Durch eine Ladeelektrode werden die dadurch entstandenen Tropfen elektrostatisch aufgeladen, sodass dann mittels einer Ablenkelektrode je nach angelegter Spannung unterschiedlich stark abgelenkt werden können, wodurch sich das Druckbild ergibt.

Nicht benötigte Tropfen werden bereits im Druckkopf abgefangen und zurück in den Tintenspeicher geführt, sodass keine Tinte verschwendet wird oder unerwünschte Tropfen auf das Papier gelangen.

Drop on Demand (Tintendrucker)

Dieser Druckertyp findet in einem sehr weit gefächerten Bereich Anwendung. Von Passbildern über den Bürobereich bis hin zur industriellen Nutzung werden die verschiedensten Bereiche abgedeckt. Neben Tinte können bestimmte Geräte mit dem DOD-Verfahren auch Wachs, Kunststoffe oder Lote als Druckmaterial verwenden, sodass damit sogar elektrische Schaltungen oder dreidimensionale Objekte gedruckt werden können.

Die verschiedenen Hersteller verwenden wiederum unterschiedlichste Bauweisen für ihre Druckköpfe und deren Drüsen, die allerdings hier nicht näher erläutert werden sollen. Allen gemeinsam ist allerdings, dass die Druckköpfe regelmäßig gereinigt werden müssen, da Tintenrückstände eintrocknen und so die Druckdrüsen verstopfen können. Um dies zu verhindern werden verschiedene Mechanismen angewandt. Beispielsweise wird der Druckkopf immer vor dem ersten Druckdurchlauf gereinigt. Andere Modelle verschließen den Druckkopf luftdicht, ähnlich der Kappe auf einem Füllfederhalter.

Tinte und Spezialpapiere

Wie bereits erwähnt sind Tintenstrahldrucker empfindlich gegenüber dem zu bedruckenden Papier. Erst auf Spezialpapieren erreichen sie ihre volle Qualität. Diese Papiere (die auch aus speziellen Kunststoffen bestehen können) unterscheiden sich in erster Linie in ihrer Struktur und der damit verbundenen Art und Weise, wie stark die Tinte innerhalb des Papiers verläuft.

Die meisten Tinten werden auf Wasserbasis hergestellt. Wichtig für CIJ-Drucker ist, dass die hier verwendete Tinte elektrisch leitend ist, da ansonsten der piezoeletrische Effekt nicht greifen kann und damit das gesamte Konzept des Tintenstrahldruckers hinfällig wird. Grundsätzlich unterscheiden sich die Tinten dadurch, ob die farbgebenden Stoffe in der Tinte gelöst sind (Farbstoffstinten) oder als Pigmente in der Tinte vorhanden sind (Pigmenttinten).

Der Laserdrucker – die moderne Alternative

Im Gegensatz zu Tintenstrahldruckern, bei denen das Druckverfahren bereits im Namen steckt, besagt das „Laser“ in Laserdrucker nicht, wie die Farbe auf das Papier gebannt wird. Vielmehr dient der Laser dazu, ein Abbild zu erstellen, mit dem dann die Farbe auf das Papier aufgetragen wird.

Aber der Reihe nach. Ein Laserdrucker zählt zu den sogenannten Seitendrucker, da die Belichtung der der Druck der gesamten Seite in einem einzigen Durchlauf geschehen. Er nutzt genauso wie Fotokopierer das Elektrofotografie-Prinzip.

Bei diesem Prinzip wird die Bildtrommel des Laserdruckers elektrisch aufgeladen. Dies geschieht bei älteren Modellen mittels einer sogenannten Ladekorona oder heutzutage mittels einer Ladungswalze, die die Bildtrommel direkt berührt und die elektrische Ladung direkt überträgt. Der große Vorteil des neueren Verfahrens ist, dass aufgrund der direkten Übertragung der Ladungen der Sauerstoff (O₂) der Luft nicht mehr zu Ozon (O₃) ionisiert wird und es damit weitaus umweltfreundlicher und weniger gesundheitsgefährdend ist.

Nach der Aufladung der mit einem Fotoleiter (sogenannte Phthalocyanine) beschichteten Bildtrommel erfolgt die Belichtung durch den namensgebenden Laser. Dort, wo das Licht des Lasers auf die Bildtrommel fällt, wird die Trommel wieder entladen. An diesen entladenen Stellen bleibt später der Toner hängen. Je stärker die Belichtung an einer Stelle ist, desto mehr Toner wird dort auch haften bleiben. Anschließend erfolgt die Entwicklung, bei der die auf der Bildtrommel verbleibende Ladung den Toner anzieht.

Im nächsten Schritt wird das zu bedruckende Papier zwischen die Bildtrommel und eine entgegengesetzt geladene Transferrolle gezogen. Die Ladung der Transferrolle zieht den Toner von der Bildtrommel zu sich hin, wodurch das Abbild, das im ersten Schritt auf die Bildtrommel aufgetragen wurde, nun in Form des Toners auf das Papier übertragen wird.

Nun muss das Tonerpulver noch fest mit dem Papier verbunden werden. Dies geschieht mittels Druck und Hitze (ca. 180 Grad Celsius) zwischen zwei weiteren Walzen. Dadurch verschmilzt der Toner mit dem Papier und das fertige Endprodukt wird ausgegeben.

Tintenstrahldrucker vs. Laserdrucker – was sind die Vor- und Nachteile?

Der Einfachheit halber sollen hier die Vor- und Nachteile eines Laserdruckers beschrieben werden – die Vorteile des Laserdrucks sind dementsprechend die Nachteile des Tintenstrahldrucks.

Die Vorteile eines Laserdruckers fangen bei bei der meist höheren Ausgaberate von bis zu 500 Seiten pro Minute an. Diese hängt natürlich stark vom jeweiligen Gerät ab. Bei reinem Textdruck und geschäftlichen Grafiken sind Laserdrucker in der Druckqualität unerreicht. Die gedruckten Konturen bluten nur gering aus und der Toner ist gegenüber Sonneneinstrahlung und Wasserkontakt beständiger als Drucke aus einem Tintenstrahldrucker. Weiterhin ist ein Laserdrucker weniger empfindliche gegenüber verschiedenen Papiersorten.

Neben diesen qualitativen Vorteilen weisen Laserdrucker auch rein praktische Vorteile auf. So sind beispielsweise die Druckkosten geringer, die Lebenserwartung der Gerät ist höher und der Wartungsaufwand fällt geringer aus, da die Tonerkartusche nicht verstopft, wenn längere Zeit nicht gedruckt wurde, wie es bei Tintenpatronen häufig der Fall ist.

Trotzdem gibt es natürlich auch einige Nachteile. So sind Laserdrucker für den Druck von Bilder nicht so gut geeignet. Zwar ist das Bild wischfest, allerdings nicht resistent gegenüber Knicken. Dabei können Teile des Toners sogar abblättern. Bei reinem Text ist dies nicht der Fall. Im Gegensatz zum Tintenstrahldrucker kann der Druckvorgang beim Laserdrucker nicht abgebrochen werden, da er wie bereits erwähnt zu den Seitendruckern gehört.

Beim Laserdruck kann die für das Verschmelzen des Toners notwendige Hitze ein Problem darstellen. So stellt das Bedrucken von Folien eine gewisse Herausforderung dar und benötigt Spezialfolien. Bei älteren Geräten mit einer Ladekorona entsteht zudem gesundheitsschädliches Ozon. Auch der Toner ist potenziell gesundheitsgefährdend und muss als Sondermüll entsorgt werden, was allerdings auch auf die Patronen eines Tintenstrahldruckers zutrifft.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass vor allem beim Textdruck und Drucken im einfachen Büroumfeld Laserdrucker zu empfehlen sind, während Tintenstrahldrucker eher bei aufwendigen Bilddrucken ihre Vorteile ausspielen können. Da die meisten Drucker aber im Büro Verwendung finden und auch die meisten Kopierer mit Laserdrucktechnologie arbeiten, sind in diesem Bereich ebenfalls Laserdrucker beziehungsweise Multifunktionsgeräte zu empfehlen.

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Am 3. August 1984 wurde in Deutschland die allererste E-Mail empfangen. Verschickt worden war sie einen Tag zuvor in den Vereinigten Staaten von Amerika. Was damals über ein Vorläufersystem des Internets im Rahmen einer Kooperation zwischen amerikanischen und deutschen Universitäten verschickt wurde, hat bis zum heutigen Tag die Arbeitsweise der meisten Firmen revolutioniert. Was früher per Post und Telegramm mehrere Tage dauern konnte, wird heute in Sekundenbruchteilen abgearbeitet.

Während die E-Mail im Arbeits- und Privatleben mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, stellen mit der schieren Masse an versandten und empfangenen Mails immer größere Herausforderungen. Um diesen Datenmengen Herr zu werden gibt es einige ganze Reihe an Möglichkeiten, wie man diese archivieren kann. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Wozu benötigt man eine E-Mail-Archivierung?

Seit die E-Mail die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Telefon, Fax und Post überholt hat, ist sie für die meisten Firmen absolut unabdingbar geworden. Jährlich werden Milliarden von Mails verschickt und mit ihnen Dokumente, Medien, Rechnungen und weiter Anhänge mehr. Diese sensiblen Dateien müssen alleine schon aus rechtlichen und steuerlichen Gründen regelmäßig und lückenlos archiviert werden.

Weiterhin sieht die Rechtslage in Deutschland vor, dass diese Daten manipulationssicher abgespeichert werden müssen. Das heißt, dass die enthaltenen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden dürfen. Ähnliches gilt bereits für nicht-digitale Dokumente wie Rechnungen oder Urkunden.

Daneben gibt es auch rein praktische Gründe. So werden die Inhalte der E-Mails durch eine Archivierung vor Verlust geschützt. Die Archivierung dient also der Datensicherung. Über die verschiedenen Möglichkeiten einer Datensicherung im Allgemeinen können Sie in unserem Artikel dazu nachlesen.

Desweiteren kann durch eine Archivierung die Belastung des E-Mail-Servers reduziert werden, was gerade in großen Unternehmen mit einer enormen Anzahl an E-Mail-Accounts und versandten Nachrichten relevant ist.

Welche Arten der E-Mail-Archivierung gibt es und was unterscheidet sie?

Grundlegend kann man zwei Arten der Archivierung unterscheiden: die serverseitige und die clientseitige.

Bei ersterer Variante werden sämtliche eingehenden und ausgehenden Mails automatisiert archiviert. Dadurch werden sämtliche Mails und Dokumente manipulationssicher in das Archiv übertragen. Damit im Archiv selbst keine Manipulationen mehr möglich sind, müssen hierfür allerdings weitere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Diese Methode hat einen relativ hohen Speicherbedarf, weshalb eine gute Sortierung der Mails unabdingbar ist, damit beispielsweise keine großen Mengen an Spam-Mails mit archiviert werden.

Wichtig hierbei ist ein gut funktionierender Spamfilter, um zu verhindern, dass wichtige Daten aus Versehen gelöscht werden, die ungewollt als Spam markiert worden sind. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass keine Mails archiviert werden, die aus rechtlichen Gründen nicht in das Archiv integriert werden dürfen. Dies ist aus datenschutztechnischen Gründen bei privaten E-Mails der Fall. Für diese Anforderungen werden meist serverseitige Konzepte angewandt, den Inhalt der Mails nach definierten Regeln analysieren und filtern, bevor sie archiviert werden. Diese Konzepte sind durch Softwarelösungen sehr gut an die individuellen Anforderungen der Firmen oder Privatpersonen anpassbar.

Ein weiterer Vorteil der serverseitigen Archivierung ist, dass das Suchen nach oder in älteren E-Mails nicht mehr über den E-Mail-Server laufen, sondern direkt im Archiv abgewickelt werden kann.

Die clientseitige Archivierung hingegen findet nicht automatisiert statt, sondern wird durch den Anwender direkt gesteuert. Dabei sortiert der User die E-Mails selbst und verschiebt sie manuell in das jeweilige Archiv. Dadurch bietet diese Methode einen hohen Grad an Flexibilität, allerdings birgt sie auch die Gefahr, dass relevante Mails aus Versehen archiviert oder gelöscht werden. Hierbei ist das menschliche Fehlerpotenzial recht hoch, während bei der serverseitigen Archivierung eher systematische Fehler auftreten können.

Gerade im geschäftlichen Bereich und bei großen Datenmengen ist also eine serverseitige Archivierung zu empfehlen, da hierbei einerseits Fehlerquellen minimiert werden und zum anderen eine rechtssichere Archivierung gewährleistet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Anbietern, die verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung anbieten. Application Service Provider (ASP) beispielsweise bieten E-Mail-Datenmanegement-Funktionen an, die keinerlei clientseitigen Programme erfordern und ausschließlich serverseitig arbeiten.

Stand-Alone-Lösungen hingegen sind Anwendungen, die sowohl client- oder serverseitig arbeiten können. Hierbei kann entweder der Anwender selbst entscheiden, welche E-Mails wie archiviert werden sollen oder er gibt Einstellungen vor, die dann vom Programm automatisiert befolgt werden.

Neben diesen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es auch einige Lösungen, die von Anbietern stammen, die bereits Dokumentmanagementsysteme oder CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) vertreiben. Diese Systeme arbeiten im Vergleich zu ASP-Lösungen umfangreicher und werden über eine clientseitige Anwendung verwaltet.

Isolierte Archivierung vs. E-Mail-Management

Die rein isolierte Archivierung von E-Mails steht immer wieder in der Kritik, da Bezüge zu anderen, relevanten Informationen oft nicht gewährleistet werden können. So sind die Inhalte von Geschäfts-E-Mails oft abhängig von vorausgegangen Besprechungen, die in einem Protokoll festgehalten worden sind. Da dieses Protokoll im Normalfall aber nicht immer im Anhang steht (bei größeren und längeren Projekten würde das den Umfang von Anhängen weit überschreiten), stehen die E-Mails für sich alleine und können nicht ausreichend in das Gesamtnetz an Informationen innerhalb einer Firma integriert werden.

Deshalb setzt sich immer das sogenannte E-Mail-Management durch, das den Sachzusammenhang zwischen den E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten herstellen kann. Bei diesem Verfahren werden die Mails nicht in Abhängigkeit ihrer Form abgespeichert, sondern erfüllen auch andere Kriterien, beispielsweise die Speicherung nach Nutzen oder Rechtscharakter.

In diesen Managementsystemen werden die Mails an ein elektronisches Archivsystem übergeben, in der auch andere Datensätze (beispielsweise Besprechungsprotokolle) unter einem gemeinsamen Index („Tag“) gespeichert sind. Dadurch werden elektronische Akten erstellt, die ähnlich ihren haptischen Pendants funktionieren und verschiedenste Dokumente und Informationen enthalten können.

E-Mail-Archivierung und das Postgeheimnis

Aus rechtlicher Sicht gilt das Postgeheimnis auch für die elektronische Form von Briefen, also die E-Mails. Ein steuerlich relevantes Dokument (beispielsweise eine Rechnung) muss also auch in digitaler Form genauso dokumentiert und gesichert werden wie ein ausgedrucktes. Dies bedeutet, dass folgende Punkte erfüllt werden müssen:

• jedes elektronische Dokument muss rückholbar abgespeichert werden
• die Integrität der Daten muss geprüft und dokumentiert werden
• das Dokument muss auf einem Medium gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt
• der Eingang der steuerlich relevanten Daten und deren weitere Verarbeitung sowie Archivierung müssen protokolliert werden
• die Systeme der Übertragung, Archivierung und Konvertierung müssen den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen

Die archivierten E-Mails müssen dabei zu jeder Zeit erreichbar sein (beispielsweise bei einer Betriebsprüfung). Zu beachten ist, dass private E-Mails nicht automatisch archiviert werden dürfen, da dies gegen das Postgeheimnis (Grundrecht, Artikel 10) verstoßen würde. Hierfür können seitens des Arbeitgebers entweder ein allgemeines Verbot privater E-Mails eingeführt werden oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung dieses Problem lösen.

Probleme mit ihrer Archivierung? Wir helfen gerne!

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer E-Mail-Archivierung oder generell bei einer Datensicherung benötigen, können Sie sich gerne jederzeit bei uns telefonisch oder per Mail melden und gemeinsam lösen wir Ihr Anliegen oder Problem!

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen im Bereich der Datensicherung jederzeit an:

• Datenbackups
• Komplettbackups
• E-Mail-Archivierung

Sämtliche Vorgänge werden von unseren zertifizierten IT-Profis durchgeführt.

Sie brauchen für Ihr Unternehmen eine eigens für Sie zugeschnittene Software-Lösung im Bereich der E-Mail-Archivierung? Kein Problem! Wir beraten Sie gerne über die bestehenden Möglichkeiten.