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Am 3. August 1984 wurde in Deutschland die allererste E-Mail empfangen. Verschickt worden war sie einen Tag zuvor in den Vereinigten Staaten von Amerika. Was damals über ein Vorläufersystem des Internets im Rahmen einer Kooperation zwischen amerikanischen und deutschen Universitäten verschickt wurde, hat bis zum heutigen Tag die Arbeitsweise der meisten Firmen revolutioniert. Was früher per Post und Telegramm mehrere Tage dauern konnte, wird heute in Sekundenbruchteilen abgearbeitet.

Während die E-Mail im Arbeits- und Privatleben mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, stellen mit der schieren Masse an versandten und empfangenen Mails immer größere Herausforderungen. Um diesen Datenmengen Herr zu werden gibt es einige ganze Reihe an Möglichkeiten, wie man diese archivieren kann. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Wozu benötigt man eine E-Mail-Archivierung?

Seit die E-Mail die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Telefon, Fax und Post überholt hat, ist sie für die meisten Firmen absolut unabdingbar geworden. Jährlich werden Milliarden von Mails verschickt und mit ihnen Dokumente, Medien, Rechnungen und weiter Anhänge mehr. Diese sensiblen Dateien müssen alleine schon aus rechtlichen und steuerlichen Gründen regelmäßig und lückenlos archiviert werden.

Weiterhin sieht die Rechtslage in Deutschland vor, dass diese Daten manipulationssicher abgespeichert werden müssen. Das heißt, dass die enthaltenen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden dürfen. Ähnliches gilt bereits für nicht-digitale Dokumente wie Rechnungen oder Urkunden.

Daneben gibt es auch rein praktische Gründe. So werden die Inhalte der E-Mails durch eine Archivierung vor Verlust geschützt. Die Archivierung dient also der Datensicherung. Über die verschiedenen Möglichkeiten einer Datensicherung im Allgemeinen können Sie in unserem Artikel dazu nachlesen.

Desweiteren kann durch eine Archivierung die Belastung des E-Mail-Servers reduziert werden, was gerade in großen Unternehmen mit einer enormen Anzahl an E-Mail-Accounts und versandten Nachrichten relevant ist.

Welche Arten der E-Mail-Archivierung gibt es und was unterscheidet sie?

Grundlegend kann man zwei Arten der Archivierung unterscheiden: die serverseitige und die clientseitige.

Bei ersterer Variante werden sämtliche eingehenden und ausgehenden Mails automatisiert archiviert. Dadurch werden sämtliche Mails und Dokumente manipulationssicher in das Archiv übertragen. Damit im Archiv selbst keine Manipulationen mehr möglich sind, müssen hierfür allerdings weitere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Diese Methode hat einen relativ hohen Speicherbedarf, weshalb eine gute Sortierung der Mails unabdingbar ist, damit beispielsweise keine großen Mengen an Spam-Mails mit archiviert werden.

Wichtig hierbei ist ein gut funktionierender Spamfilter, um zu verhindern, dass wichtige Daten aus Versehen gelöscht werden, die ungewollt als Spam markiert worden sind. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass keine Mails archiviert werden, die aus rechtlichen Gründen nicht in das Archiv integriert werden dürfen. Dies ist aus datenschutztechnischen Gründen bei privaten E-Mails der Fall. Für diese Anforderungen werden meist serverseitige Konzepte angewandt, den Inhalt der Mails nach definierten Regeln analysieren und filtern, bevor sie archiviert werden. Diese Konzepte sind durch Softwarelösungen sehr gut an die individuellen Anforderungen der Firmen oder Privatpersonen anpassbar.

Ein weiterer Vorteil der serverseitigen Archivierung ist, dass das Suchen nach oder in älteren E-Mails nicht mehr über den E-Mail-Server laufen, sondern direkt im Archiv abgewickelt werden kann.

Die clientseitige Archivierung hingegen findet nicht automatisiert statt, sondern wird durch den Anwender direkt gesteuert. Dabei sortiert der User die E-Mails selbst und verschiebt sie manuell in das jeweilige Archiv. Dadurch bietet diese Methode einen hohen Grad an Flexibilität, allerdings birgt sie auch die Gefahr, dass relevante Mails aus Versehen archiviert oder gelöscht werden. Hierbei ist das menschliche Fehlerpotenzial recht hoch, während bei der serverseitigen Archivierung eher systematische Fehler auftreten können.

Gerade im geschäftlichen Bereich und bei großen Datenmengen ist also eine serverseitige Archivierung zu empfehlen, da hierbei einerseits Fehlerquellen minimiert werden und zum anderen eine rechtssichere Archivierung gewährleistet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Anbietern, die verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung anbieten. Application Service Provider (ASP) beispielsweise bieten E-Mail-Datenmanegement-Funktionen an, die keinerlei clientseitigen Programme erfordern und ausschließlich serverseitig arbeiten.

Stand-Alone-Lösungen hingegen sind Anwendungen, die sowohl client- oder serverseitig arbeiten können. Hierbei kann entweder der Anwender selbst entscheiden, welche E-Mails wie archiviert werden sollen oder er gibt Einstellungen vor, die dann vom Programm automatisiert befolgt werden.

Neben diesen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es auch einige Lösungen, die von Anbietern stammen, die bereits Dokumentmanagementsysteme oder CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) vertreiben. Diese Systeme arbeiten im Vergleich zu ASP-Lösungen umfangreicher und werden über eine clientseitige Anwendung verwaltet.

Isolierte Archivierung vs. E-Mail-Management

Die rein isolierte Archivierung von E-Mails steht immer wieder in der Kritik, da Bezüge zu anderen, relevanten Informationen oft nicht gewährleistet werden können. So sind die Inhalte von Geschäfts-E-Mails oft abhängig von vorausgegangen Besprechungen, die in einem Protokoll festgehalten worden sind. Da dieses Protokoll im Normalfall aber nicht immer im Anhang steht (bei größeren und längeren Projekten würde das den Umfang von Anhängen weit überschreiten), stehen die E-Mails für sich alleine und können nicht ausreichend in das Gesamtnetz an Informationen innerhalb einer Firma integriert werden.

Deshalb setzt sich immer das sogenannte E-Mail-Management durch, das den Sachzusammenhang zwischen den E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten herstellen kann. Bei diesem Verfahren werden die Mails nicht in Abhängigkeit ihrer Form abgespeichert, sondern erfüllen auch andere Kriterien, beispielsweise die Speicherung nach Nutzen oder Rechtscharakter.

In diesen Managementsystemen werden die Mails an ein elektronisches Archivsystem übergeben, in der auch andere Datensätze (beispielsweise Besprechungsprotokolle) unter einem gemeinsamen Index („Tag“) gespeichert sind. Dadurch werden elektronische Akten erstellt, die ähnlich ihren haptischen Pendants funktionieren und verschiedenste Dokumente und Informationen enthalten können.

E-Mail-Archivierung und das Postgeheimnis

Aus rechtlicher Sicht gilt das Postgeheimnis auch für die elektronische Form von Briefen, also die E-Mails. Ein steuerlich relevantes Dokument (beispielsweise eine Rechnung) muss also auch in digitaler Form genauso dokumentiert und gesichert werden wie ein ausgedrucktes. Dies bedeutet, dass folgende Punkte erfüllt werden müssen:

• jedes elektronische Dokument muss rückholbar abgespeichert werden
• die Integrität der Daten muss geprüft und dokumentiert werden
• das Dokument muss auf einem Medium gespeichert werden, das nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt
• der Eingang der steuerlich relevanten Daten und deren weitere Verarbeitung sowie Archivierung müssen protokolliert werden
• die Systeme der Übertragung, Archivierung und Konvertierung müssen den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen

Die archivierten E-Mails müssen dabei zu jeder Zeit erreichbar sein (beispielsweise bei einer Betriebsprüfung). Zu beachten ist, dass private E-Mails nicht automatisch archiviert werden dürfen, da dies gegen das Postgeheimnis (Grundrecht, Artikel 10) verstoßen würde. Hierfür können seitens des Arbeitgebers entweder ein allgemeines Verbot privater E-Mails eingeführt werden oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung dieses Problem lösen.

Probleme mit ihrer Archivierung? Wir helfen gerne!

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer E-Mail-Archivierung oder generell bei einer Datensicherung benötigen, können Sie sich gerne jederzeit bei uns telefonisch oder per Mail melden und gemeinsam lösen wir Ihr Anliegen oder Problem!

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen im Bereich der Datensicherung jederzeit an:

• Datenbackups
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Sämtliche Vorgänge werden von unseren zertifizierten IT-Profis durchgeführt.

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