Vielleicht benutzen Sie bereits Google Business Suite für ihr Unternehmen und haben noch zu wenig Erfahrung gesammelt und benötigen nun freie Lizenzen von Ex-Mitarbeitern. Was also tun? Wir sind schon Managern begegnet, die einfach die E-Mail-Konten gelöscht haben, obwohl darüber wichtige Systemjobs liefen. E-Mails müssen rechtlich gesehen sehr lange aufbewahrt werden, insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten, kann dies nach hinten losgehen. Löschen sie deshalb nicht unbedacht irgendwelche E-Mails sondern archivieren und sperren sie diese, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir zeigen ihnen die eleganteste Lösung um an freie Lizenzen zu kommen.

Gehen Sie zunächst auf admin.google.com und geben sie ihre Administrationszugangsdaten ein. Gehen Sie anschließend auf das Symbol „Nutzer“

Geben Sie anschließend unter dem Punkt „Filter“ den jeweiligen Namen des Mitarbeiters an.

Anschließend sollte sich ein Dropdown Menü öffnen, wo Sie nach dem eingegebenen Namen suchen können. In unserem Beispiel nehmen wir den Mitarbeiter „esen“.

Anschließend wird eine Liste mit allen Mitarbeitern angezeigt. Klicken Sie auf den Namen, des jeweiligen Mitarbeiter, welches blau als Link hinterlegt ist.

Scrollen sie weiter nach unten, bis Sie zum Punkt „Lizenzen“ kommen. Klicken Sie einmal drauf um die Lizenz des jeweiligen Benutzers bearbeiten zu können.

Nun kommen wir zu einer Eigenheit von Google Business Suite. Sie müssen unter „Google Vault – Former Employee“ den Schalter auf „zugewiesen“ stellen, damit die Lizenz an der ersten Position „G Suite Business“, automatisch deaktiviert wird.

Nachdem sie geprüft haben, ob die Weiche korrekt umgestellt wurde, klicken sie auf „speichern“ damit die Änderungen wirksam werden.

Eines der Vorteile bei diesem Vorgehen ist, dass sie keine Nutzer löschen müssen. Durch das löschen, hätten sie wirklich das Problem, dass alle Daten vernichtet werden. Falls sie versehentlich Nutzer gelöscht haben, dann können sie mithilfe unserer Anleitung „Wie stelle ich einen Nutzer in Google Business Suite wieder her?“ die betroffenen Nutzer wiederherstellen. Beachten sie, dass die Nutzer nur bis zu einem bestimmten Zeitfenster zurück wiederhergestellt werden können. Es wird deshalb nicht möglich sein, einen Nutzer wiederherzustellen, der beispielsweise vor einem halben Jahr gelöscht worden ist. Sie sollten deshalb sich genau überlegen, ob sie diese Funktion je verwenden möchten. Prinzipiell spricht nichts dagegen nur die Lizenz zu entziehen. Falls die Daten irgendwann mal wieder benötigt werden sollten, dann kann man jederzeit darauf zugreifen, indem man dem Nutzer wieder eine Lizenz zuweist. Der Witz an der Sache ist, dass sie für diese Accounts, welche keine gültige Lizenz mehr haben, auch nichts bezahlen. Sie gehen also gar kein Risiko ein.